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在留カードのオンライン申請とは？基本ルールと手続きの流れ

日本に在留する外国人にとって、在留カードは重要な身分証明書です。滞在期間が設定されている場合、在留カードの有効期限が切れる前に更新手続きを行う必要があります。近年、入国管理庁では手続きの利便性向上のためにオンライン申請を導入し、多くの申請がデジタル化されています。本記事では、在留カードのオンライン申請の基本ルールや手続きの流れについて詳しく解説します。オンラインでの申請が可能なケースや、そのメリット・デメリットについても触れ、スムーズに手続きを進めるためのポイントを紹介します。
 

■在留カードの更新手続きとは？（オンライン申請と窓口申請の違い）

在留カードの更新手続きは、在留期限の満了前に行う必要があります。従来は、居住地を管轄する出入国在留管理局に出向き、必要書類を提出して申請する方法が一般的でした。しかし、現在では一部の在留資格においてオンライン申請が可能になり、時間や手間を大幅に削減できるようになりました。
 
オンライン申請では、専用のシステムを利用して必要書類を電子データで提出し、審査が完了すれば窓口に出向くことなく更新手続きを進めることができます。一方、窓口申請では、申請者自身が直接入管に出向き、紙の書類を提出する必要があります。どちらの方法が適しているかは、申請者の在留資格や状況によって異なるため、事前に確認しておくことが重要です。
 

■在留資格に応じたオンライン申請の可否

在留カードのオンライン申請は、すべての在留資格で利用できるわけではありません。例えば、特定技能や高度専門職などの一部の在留資格ではオンライン申請が認められているものの、技能実習や短期滞在のような資格では、原則として窓口での申請が求められます。
 
また、企業や学校が申請者の代理として手続きを行うケースでは、一定の要件を満たしている機関でなければオンライン申請が利用できない場合もあります。そのため、申請前に自分の在留資格がオンライン申請の対象になっているかどうかを確認することが必要です。出入国在留管理庁の公式ウェブサイトで最新情報をチェックするのが最も確実な方法です。
 

■在留カードオンライン申請のメリットとデメリット

オンライン申請には多くのメリットがあります。まず、入管に出向く必要がないため、移動時間や待ち時間を削減できる点が大きな利点です。また、必要書類を電子データで提出できるため、紙の書類を用意する手間が省け、申請手続きをスムーズに進めることが可能です。
 
一方で、オンライン申請にはいくつかの注意点もあります。例えば、システムの操作に慣れていないと、手続きが煩雑に感じられることがあります。また、入力ミスや不備がある場合、審査に時間がかかることもあるため、申請前にしっかりと確認することが重要です。さらに、一部の在留資格ではオンライン申請が利用できないため、自身の状況に適した申請方法を選択する必要があります。
 

在留カードのオンライン更新に必要な準備と書類一覧

 
在留カードの更新をスムーズに行うためには、事前の準備が欠かせません。オンライン申請を利用する場合、必要書類のデータ化やシステムの登録など、窓口申請とは異なる準備が求められます。本章では、申請前に確認すべき準備事項や必要書類の詳細を解説し、オンライン申請を成功させるためのポイントを紹介します。
 

■申請に必要な書類とその取得方法（在留資格ごとに解説）

在留カードの更新申請では、在留資格ごとに必要な書類が異なります。一般的に求められる基本的な書類は以下の通りです。
 

• 在留カード（現在のもの）
• 申請書（出入国在留管理庁の指定フォーマット）
• パスポート
• 証明写真（3か月以内に撮影されたもの）
• 在留資格に応じた追加書類（就労資格証明書、在学証明書など）

 
例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を持つ方は、勤務先からの在職証明書や雇用契約書の提出が必要になります。一方、留学生であれば、在学証明書や成績証明書の提出が求められることがあります。
 
また、オンライン申請の場合、これらの書類をスキャンまたはPDFデータにしてアップロードする必要があります。書類の不備があると申請が遅れる原因になるため、事前に確認しておきましょう。
 

■マイナンバーカードと在留カードの関係

在留カードの更新手続きを進める際、マイナンバーカードが必要になることがあります。特にオンライン申請を行う場合、電子証明書を利用して本人確認を行うため、マイナンバーカードを持っているとスムーズに手続きが進みます。
 
マイナンバーカードを持っていない場合、郵送や窓口での本人確認が必要になる場合があるため、事前に準備しておくことが推奨されます。また、在留カードの更新に伴い、住所変更がある場合はマイナンバーカードの情報も更新する必要があるため、更新手続きを忘れないようにしましょう。
 

■利用者情報登録の手順と注意点

オンライン申請を行うには、事前に「在留申請オンラインシステム」の利用者登録を済ませる必要があります。登録手続きは以下の流れで進められます。
 

1. 出入国在留管理庁の公式サイトにアクセス
2. 在留申請オンラインシステムの利用者登録ページを開く
3. 必要情報（氏名、在留カード番号、メールアドレスなど）を入力
4. 認証メールを受け取り、アカウントを有効化
5. マイナンバーカードまたはその他の本人確認方法を利用して登録完了

 
登録の際、入力ミスがあると後の手続きがスムーズに進まないため、正確な情報を入力することが重要です。また、オンラインシステムは定期的にメンテナンスが行われるため、申請を予定している場合は事前にシステムの稼働状況を確認しておくと安心です。
 

在留カードのオンライン申請手順を解説

 
在留カードのオンライン更新は、出入国在留管理庁が提供する「在留申請オンラインシステム」を利用して行います。オンライン申請の最大の利点は、入管に直接行かずに申請が完結する点ですが、手続きにはいくつかの重要なステップがあります。本章では、システムの利用方法や申請の流れ、申請後のステータス確認方法について詳しく解説します。
 

■入管オンラインシステムの使い方と登録方法

オンライン申請を行うには、まず「在留申請オンラインシステム」にアクセスし、アカウントを登録する必要があります。このシステムを利用するためには、事前に「利用者情報登録」が必須となります。登録手順は以下のとおりです。
 

1. 出入国在留管理庁の公式サイトにアクセスし、「在留申請オンラインシステム」のページを開きます。
2. 新規登録ページで氏名、在留カード番号、メールアドレスなどの基本情報を入力します。
3. 認証メールを受信し、リンクをクリックしてアカウントを有効化します。
4. マイナンバーカードを使用して本人確認を実施し、登録を完了します。

 
アカウントの登録後、ログインして申請を進めることができます。システムは平日でもメンテナンスが入る場合があるため、申請予定日の前に動作確認をしておくとスムーズに進められます。
 

■申請の具体的な流れと注意すべきポイント

在留カードのオンライン申請には、以下のステップが含まれます。
 

1. 申請書類の準備
   必要な書類（パスポート、在留カード、証明写真など）をスキャンし、PDF形式や画像データで保存します。データサイズの上限が設定されているため、アップロードする前に圧縮やフォーマット調整が必要な場合があります。
2. オンラインシステムにログインし、申請フォームを入力
   
   • 申請者の情報（氏名、生年月日、在留資格、在留カード番号など）を入力
   • 希望する在留期間や変更事項の選択
   • 必要書類をアップロード
   • 入管手数料の確認（支払いが必要な場合）
3. 入力内容の確認と申請送信
   すべての項目を入力した後、内容を再確認し、誤りがないかチェックします。その後、申請を送信すると、システムから受付番号が発行されます。
4. 申請後のステータス確認
   申請が受理されると、システム上で審査の進捗状況を確認できます。審査結果が出ると、通知が届き、必要に応じて追加書類を提出するよう求められることがあります。

 
オンライン申請の際は、書類のアップロードミスや情報の入力ミスが原因で審査が遅れることがあるため、必ず内容を丁寧に確認してください。また、申請受付の混雑状況によっては、審査に時間がかかることもあります。
 

■申請後のステータス確認と問い合わせ方法

申請が完了した後は、システム上で審査状況を確認できます。ログイン後、申請履歴のページで以下のステータスをチェックできます。
 

• 受付済み（申請が正常に受理された状態）
• 審査中（入管が内容を審査中）
• 追加書類要求（不足書類がある場合、再提出の必要あり）
• 許可済み（申請が承認され、新しい在留カードが発行される状態）
• 不許可（申請が却下された状態）

 
万が一、申請の進捗が長期間止まっている場合や、不明点がある場合は、入管の問い合わせ窓口に連絡することができます。問い合わせの際は、申請時の受付番号を伝えることでスムーズに対応してもらえます。
 

在留カード更新のオンライン申請に関するよくある質問

 
在留カードのオンライン更新は便利な制度ですが、初めて利用する方にとっては疑問点が多いかもしれません。特に「申請のタイミング」「申請が却下される理由」「オンライン申請が利用できない場合の対処法」については、よくある質問として多くの外国人から問い合わせがあります。本章では、それらの疑問を詳しく解説し、スムーズに更新手続きを進めるためのポイントを紹介します。
 

■いつから申請可能？更新のタイミングについて

在留カードの更新申請は、有効期限が切れる3か月前から受け付けることができます。例えば、在留カードの期限が2025年6月30日の場合、2025年4月1日から申請が可能です。早めに申請することで、万が一の書類不備や追加提出の対応に余裕を持つことができます。
 
ただし、期限ギリギリで申請した場合、審査が間に合わず、新しい在留カードを受け取る前に現在のカードの期限が切れてしまうリスクがあります。審査が長引くケースもあるため、できるだけ余裕を持って申請することが推奨されます。
 
また、在留資格によっては、申請が認められるタイミングが異なる場合があります。特定の資格では「更新期間が短縮される」「追加書類が必要になる」といったケースもあるため、事前に入管の公式サイトで最新情報を確認することが重要です。
 

■申請が却下される理由と対策

オンライン申請が却下される主な理由には、以下のようなものがあります。
 

1. 必要書類の不備
   書類が不足している、または提出したデータに不備がある場合、申請が却下されることがあります。特に、証明写真の規格が合っていない、パスポートの有効期限が切れているといったミスが多く見られます。申請前に、提出書類を十分にチェックし、不足がないか確認しましょう。
2. 在留資格の条件を満たしていない
   例えば、過去に不法滞在の履歴がある、現在の活動が在留資格の範囲を超えている場合、更新が認められないことがあります。また、就労ビザの場合、現在の雇用状況が適切でないと審査に影響を及ぼす可能性があります。
3. オンライン申請システムの入力ミス
   名前の表記ミスや生年月日・在留カード番号の誤入力が原因で審査が通らないケースもあります。申請時には慎重に情報を入力し、送信前に再確認することが大切です。
4. 申請期限を過ぎている
   在留期限を過ぎた後の申請は原則として受理されません。やむを得ない事情がある場合は、早めに入管に相談することが必要です。

 
もし申請が却下された場合、入管からの通知を確認し、指示に従って再申請を行いましょう。不許可の理由を明確に把握し、必要な対応を取ることが大切です。
 

■オンライン申請ができない場合の対処法

オンライン申請ができないケースとして、以下のような理由が考えられます。
 

• 在留資格がオンライン申請の対象外である
• システムのメンテナンス中である
• 申請者本人のマイナンバーカードが未取得で、本人確認ができない
• 利用者登録が完了していない、または不備がある

 
オンライン申請が利用できない場合は、窓口での申請に切り替えるのが一般的な対応方法です。事前に最寄りの入管に問い合わせ、必要書類や申請方法を確認しておきましょう。なお、窓口での申請には事前予約が必要な場合もあるため、混雑状況を確認することも重要です。
 

在留カード更新後の手続きと必要な対応

 
在留カードの更新が完了すると、新しい在留カードを受け取ることになります。しかし、更新手続きが終わったからといって、すべての手続きが完了したわけではありません。更新後には、マイナンバーカードや住民票の情報変更、銀行や勤務先への届出など、重要な手続きを済ませる必要があります。本章では、在留カード更新後に必要な各種手続きと、その進め方について詳しく解説します。
 

■更新後の在留カードの受け取り方法

在留カードの更新手続きが完了すると、入管から「在留カード交付通知書」が届きます。この通知を受け取ったら、指定された入管窓口で新しい在留カードを受け取る必要があります。受け取りの際には、以下のものを持参してください。
 

• 現在の在留カード（更新前のもの）
• 在留カード交付通知書
• パスポート
• 本人確認書類（マイナンバーカードなど）

 
窓口での受け取りには、通常予約は不要ですが、混雑状況によって待ち時間が発生することがあります。特に年度末や繁忙期には多くの申請者が訪れるため、時間に余裕を持って来庁することをおすすめします。また、受け取り期限を過ぎると、更新手続きが無効になる場合があるため、通知を受け取ったらできるだけ早く取りに行きましょう。
 

■在留カード更新に伴うマイナンバーカード・住民票の変更手続き

在留カードの更新後には、市区町村の役所でマイナンバーカードと住民票の情報を更新する必要があります。在留カードの番号や有効期限が変わるため、これらの情報を最新のものに修正しておかないと、公的手続きに支障をきたす可能性があります。
 
手続きは、在留カードを受け取ってから14日以内に行う必要があります。役所での手続きに必要なものは以下のとおりです。
 

• 新しい在留カード
• マイナンバーカード（持っている場合）
• パスポート（必要に応じて）

 
手続き自体は短時間で終わりますが、特定の時期には役所が混雑することがあるため、早めに手続きを済ませることをおすすめします。また、マイナンバーカードを持っている場合、更新手続き後に役所で電子証明書の更新が必要になる場合もありますので、窓口で確認しましょう。
 

■変更が必要なその他の手続き（銀行・勤務先・携帯電話契約など）

在留カードの更新後は、日常生活に関わる各種契約情報の更新も忘れずに行いましょう。特に以下のような手続きが必要になる場合があります。
 

• 銀行口座の情報更新
  銀行によっては、在留カードの有効期限が変更されると、口座の維持に影響が出る場合があります。特に外国籍の方の口座は、本人確認が厳格に行われるため、早めに更新手続きを行いましょう。
• 勤務先への報告
  在留資格によっては、勤務先が入管に対して外国人労働者の在留資格情報を届け出る義務があります。更新後の在留カードを会社に提示し、必要な手続きを進めてもらいましょう。
• 携帯電話契約の情報更新
  携帯電話会社では、契約時に在留カードの有効期限を確認しているため、期限が更新された場合には情報を更新する必要があることがあります。契約更新時にトラブルにならないよう、事前に確認しておきましょう。
• クレジットカード・その他の契約
  クレジットカード会社や賃貸契約の管理会社なども、在留カードの有効期限を確認することがあります。必要に応じて、更新された在留カードを提示して、契約内容を最新のものに保ちましょう。